Rakennus muodostuu erilaisista toisiaan tukevista järjestelmistä. Kun järjestelmät toimivat oikein, rakennus soveltuu käyttötarkoitukseensa, eikä järjestelmien olemassaoloa huomaa. Silloin, kun jokin järjestelmä ei enää toimi kunnolla vanhuuttaan tai vikaannuttuaan muusta syystä, havaitaan puute usein aistinvaraisesti; jokin ei toimi, värähtelee, murtuu, lohkeilee, hikoilee, vuotaa, haisee, rahisee, lorisee tai suhisee. Tällöin joudutaan tekemään nopeasti korjaavia kunnossapitotoimia.
Kun puutteen korjaamiseksi tehdään pikakorjauksia, usein korjaavan kunnossapidon aikataulu on kiireellinen. Esimerkiksi vesivuoto on harmillinen tapahtuma josta seuraa epäviihtyvyyttä ja vian kestoajan suhteen kasvavia kustannuksia. Korjauskustannuksia nostaa se seikka, että korjauksia saatetaan usein joutua suorittamaan muista aikatauluista ja vuorokauden ajasta riippumatta. Korjaavassa kunnossapidossa työn laatu ei ole yhtä tärkeää, kuin tyydyttävä suoritus vian poistamiseksi; väliaikainenkin korjaus estää vesivahinkoja, mutta edellyttää aina lisäkorjauksia. Korjaava kunnossapito on merkittävästi kalliimpaa, kuin suunnitelman mukainen kunnossapito.
Jos halutaan, että rakennus pysyy kunnossa, korjaukset on tehtävä pitkällä tähtäimellä kunkin järjestelmän laskennallisen käyttöiän mukaisesti. Pitkän tähtäimen suunnitelman avulla pyritään saavuttamaan taloudellinen kunnossapito-optimi, jossa rakennusta ei korjata turhaan, mutta ei myöskään rakennuksen järjestelmiä päästetä vikaantumaan. Pitkän tähtäimen suunnittelun apuna toimii rakennuksen suunnitelmat ja huoltokirja, joista selviää mitä kunnossapitotoimia on milloinkin suoritettu ja mitä pitäisi suorittaa tulevaisuudessa. Kun korjaukset on suoritettu ajallaan, vakuutusmaksut yleensä ovat pienemmät, kuin korjaavan kunnossapito-ohjelman tapauksessa.
Pitkän tähtäimen suunnitelman raportti on PTS-asiakirja. Suunnitelman tekemiseksi tarvitaan lähtötietoja rakennuksesta. Rakennus yleensä edellyttää myös sen järjestelmien katselmointia, jotta rakennuksesta sekä sen korjaustarpeista muodostuu selkeä ja ajantasaisen kuva. Mikäli tarvitset PTS-asiakirjan, voin laatia sellaisen näin sovittaessa.